ईमेल संग्रह क्या है?

ईमेल संग्रहण, अनुपालन सुनिश्चित करने, ई-खोज का समर्थन करने और दीर्घकालिक अवधारण की सुविधा के लिए ईमेल डेटा को सुरक्षित रूप से संग्रहीत और प्रबंधित करने की प्रक्रिया है।

ईमेल संग्रह क्या है?

ईमेल संग्रह ईमेल संचार को दीर्घकालिक पहुंच और पुनर्प्राप्ति के लिए व्यवस्थित रूप से संग्रहीत, व्यवस्थित और संरक्षित करता है। पारंपरिक संग्रह से अलग, यह ईमेल संचार को दीर्घकालिक पहुंच और पुनर्प्राप्ति के लिए व्यवस्थित, व्यवस्थित और संरक्षित करता है। backup विधियाँ, जिनका मुख्य उद्देश्य खोए या हटाए गए डेटा को पुनर्स्थापित करना है, ईमेल संग्रहण नियामक आवश्यकताओं को पूरा करने, कानूनी खोज प्रक्रियाओं को सुविधाजनक बनाने और यह सुनिश्चित करने के लिए ईमेल सामग्री को अनुक्रमित और प्रबंधित करने पर ध्यान केंद्रित करता है कि महत्वपूर्ण व्यावसायिक जानकारी आसानी से उपलब्ध हो।

इस प्रक्रिया में आम तौर पर वास्तविक समय में या निर्धारित अपलोड के माध्यम से ईमेल प्राप्त करना, छेड़छाड़ से उनकी सुरक्षा करके उनकी अखंडता सुनिश्चित करना, और उन्हें सुरक्षित और खोज योग्य वातावरण में व्यवस्थित करना शामिल है। कोषईमेल संग्रहण समाधानों में अक्सर फ़िल्टरिंग, टैगिंग और अनुक्रमण के लिए उपकरण शामिल होते हैं, जिससे अधिकृत उपयोगकर्ताओं के लिए विशिष्ट संदेशों को पुनः प्राप्त करना या आवश्यकता पड़ने पर संचार पैटर्न का विश्लेषण करना आसान हो जाता है।

ईमेल संग्रहण को लागू करके, संगठन भंडारण की मांग को कम करते हैं, डेटा की स्थिरता बनाए रखते हैं, और डेटा प्रतिधारण के लिए कानूनी और उद्योग-विशिष्ट आदेशों का अनुपालन करते हैं, जिससे परिचालन दक्षता और उत्पादकता दोनों में वृद्धि होती है। data security.

ईमेल संग्रहण बनाम ईमेल Backup

ईमेल संग्रह को दीर्घकालिक भंडारण के लिए डिज़ाइन किया गया है, जो अनुपालन, कानूनी खोज और विनियामक आवश्यकताओं का समर्थन करने के लिए ईमेल सामग्री की कुशल खोज और पुनर्प्राप्ति को सक्षम बनाता है। संग्रह प्रणाली ईमेल को उनके भेजे या प्राप्त होने पर कैप्चर करती है, उन्हें अनुक्रमित करती है, और उन्हें एक सुरक्षित, छेड़छाड़-प्रूफ रिपॉजिटरी में संग्रहीत करती है, जिससे समय के साथ विशिष्ट जानकारी तक पहुँचना या संचार पैटर्न का विश्लेषण करना आसान हो जाता है।

इसके विपरीत, ईमेल backup यह मुख्य रूप से डेटा हानि या भ्रष्टाचार के बाद पुनर्प्राप्ति के लिए है, तथा व्यक्तिगत संदेशों के बजाय संपूर्ण मेलबॉक्स या सिस्टम को पुनर्स्थापित करने पर ध्यान केंद्रित करता है। Backupईमेल आम तौर पर कम अवधि के लिए संग्रहीत किए जाते हैं और कम व्यवस्थित होते हैं, अक्सर विशिष्ट संदेशों तक पहुँचने के लिए पूर्ण पुनर्प्राप्ति की आवश्यकता होती है। जबकि दोनों दृष्टिकोण ईमेल डेटा की सुरक्षा करते हैं, संग्रह अनुपालन और विश्लेषण के लिए एक संरचित, खोज योग्य प्रणाली प्रदान करता है, जबकि backup यह मुख्य रूप से आकस्मिक विलोपन या सिस्टम विफलता के विरुद्ध सुरक्षा है।

ईमेल संग्रहण कैसे काम करता है?

ईमेल संग्रहण आम तौर पर दीर्घकालिक पहुँच और पुनर्प्राप्ति के लिए ईमेल को कैप्चर, संग्रहीत और प्रबंधित करने के लिए एक संरचित प्रक्रिया का पालन करता है। यहाँ बताया गया है कि यह कैसे काम करता है:

1. कब्जा और अंतर्ग्रहण. ईमेल को वास्तविक समय में कैप्चर किया जाता है क्योंकि वे भेजे और प्राप्त किए जाते हैं या उपयोगकर्ताओं के मेलबॉक्स से मौजूदा ईमेल के शेड्यूल किए गए अंतर्ग्रहण के माध्यम से। यह सुनिश्चित करता है कि संगठन में प्रवेश करने या छोड़ने के क्षण से प्रत्येक ईमेल सुरक्षित रूप से संग्रहीत किया जाता है।
2. अनुक्रमण और वर्गीकरणप्रत्येक ईमेल को विभिन्न मानदंडों के आधार पर अनुक्रमित किया जाता है, जैसे कि प्रेषक, प्राप्तकर्ता, विषय, तिथि और कीवर्ड। इस मेटाडेटा का उपयोग खोज योग्य इंडेक्स बनाने के लिए किया जाता है, जिससे विशिष्ट ईमेल या संचार के पैटर्न को तुरंत प्राप्त किया जा सकता है।
3. डीडुप्लीकेशन और संपीड़न. भंडारण स्थान बचाने और दक्षता में सुधार करने के लिए, सिस्टम निम्न कार्य करता है डिडुप्लीकेशन एक ही ईमेल की डुप्लिकेट प्रतियों को खत्म करने और डेटा की अखंडता को बदले बिना उसे संपीड़ित करने के लिए। इससे भंडारण लागत कम हो जाती है और काम आसान हो जाता है आँकड़ा प्रबंधन.
4. एन्क्रिप्शन और सुरक्षा. संग्रहीत ईमेल हैं एन्क्रिप्टेड उन्हें अनधिकृत पहुंच से बचाने के लिए। इसके अतिरिक्त, भूमिका-आधारित पहुँच नियंत्रण यह सुनिश्चित करना कि केवल अधिकृत कर्मचारी ही संग्रहीत डेटा को देख या प्राप्त कर सकें, तथा सुरक्षा मानकों का अनुपालन सुनिश्चित करना।
5. सुरक्षित भण्डार में भंडारण. ईमेल को एक सुरक्षित, छेड़छाड़-रहित रिपोजिटरी में संग्रहीत किया जाता है जो डेटा अखंडता लंबे समय तक। यह भंडार अक्सर cloud-आधारित या सुरक्षित स्थान पर स्थित, समर्पित servers संगठन के भीतर।
6. अवधारण प्रबंधन. अवधारण नीतियां कानूनी और विनियामक आवश्यकताओं के आधार पर लागू की जाती हैं, जो यह निर्धारित करती हैं कि ईमेल को हटाए जाने या दीर्घकालिक भंडारण में ले जाने से पहले उन्हें कितने समय तक रखा जाना चाहिए। ये नीतियां अनुपालन सुनिश्चित करती हैं और अप्रचलित डेटा को हटाकर भंडारण लागत को कम करने में मदद करती हैं।
7. खोज और पुनर्प्राप्तिजब खोज का अनुरोध किया जाता है - जैसे कि ई-खोज या ऑडिट के दौरान - संग्रहीत ईमेल को अनुक्रमित के माध्यम से जल्दी से पुनर्प्राप्त किया जा सकता है मेटाडेटा, जिससे अधिकृत उपयोगकर्ताओं को संपूर्ण संग्रह को पुनर्स्थापित किए बिना विशिष्ट ईमेल या संचार के सेट का पता लगाने की अनुमति मिलती है।

ईमेल संग्रहण के कारण

ईमेल संग्रहण को लागू करने के प्राथमिक कारण यहां दिए गए हैं:

• नियामक अनुपालन। वित्त, स्वास्थ्य सेवा और कानूनी सेवाओं सहित कई उद्योगों को कानून द्वारा निर्दिष्ट अवधि के लिए ईमेल रिकॉर्ड को बनाए रखने और संरक्षित करने की आवश्यकता होती है। ईमेल संग्रह यह सुनिश्चित करता है कि संगठन ईमेल को सुरक्षित रूप से संग्रहीत करके और ऑडिट या अनुपालन जांच के लिए उन्हें आसानी से पुनर्प्राप्त करने योग्य बनाकर इन नियामक मानकों को पूरा करते हैं।
• ई-खोज और कानूनी तैयारी। कानूनी कार्यवाही की स्थिति में, ईमेल अभिलेखागार साक्ष्य का एक विश्वसनीय स्रोत प्रदान करते हैं, जिससे संगठनों को ई-खोज अनुरोधों पर तुरंत प्रतिक्रिया देने में मदद मिलती है। संग्रह करने से प्रासंगिक संचार की कुशल खोज और पुनर्प्राप्ति संभव होती है, जिससे कानूनी टीम को आवश्यक जानकारी जल्दी और सटीक रूप से एकत्र करने में सहायता मिलती है।
• डेटा संरक्षण. ईमेल संग्रह ईमेल पर साझा की गई मूल्यवान व्यावसायिक जानकारी, संचार और ज्ञान को बनाए रखने का एक साधन प्रदान करता है। इस डेटा को संरक्षित करके, संगठन डेटा हानि से बच सकते हैं और ऐतिहासिक रिकॉर्ड बनाए रख सकते हैं, जो रणनीतिक निर्णयों, कर्मचारी संक्रमणों या ऐतिहासिक संदर्भों के लिए आवश्यक हो सकता है।
• भंडारण अनुकूलन. ईमेल संग्रहित करने से प्राथमिक ईमेल पर लोड कम हो सकता है servers, भंडारण स्थान को मुक्त करना और सुधारना server प्रदर्शन। पुराने ईमेल को संग्रह में ले जाकर, संगठन अपने डेटा संग्रहण को अधिक कुशलता से प्रबंधित कर सकते हैं और इससे जुड़ी लागतों को कम कर सकते हैं server उन्नयन या अतिरिक्त भंडारण क्षमता।
• आपदा बहाली और डेटा अखंडता. ईमेल संग्रहण आपदा पुनर्प्राप्ति योजनाओं में एक सुरक्षात्मक परत के रूप में कार्य करता है, जिससे यह सुनिश्चित होता है कि डेटा हानि की स्थिति में भी ईमेल डेटा बरकरार रहे। हार्डवेयर विफलताओं, या साइबर घटनाओं। संग्रहीत डेटा को सुरक्षित रिपॉजिटरी में संग्रहीत किया जाता है, अक्सर एन्क्रिप्शन और फालतूपन, दीर्घकालिक अखंडता और विश्वसनीयता सुनिश्चित करना।
• उत्पादकता और पहुंचएक प्रभावी ईमेल संग्रह प्रणाली कर्मचारियों को आईटी टीमों पर बोझ डाले बिना आसानी से पुराने ईमेल प्राप्त करने में सक्षम बनाती है। खोज योग्य और सुव्यवस्थित संग्रह प्रदान करके, कर्मचारी स्वतंत्र रूप से ऐतिहासिक जानकारी तक पहुँच सकते हैं, जिससे उत्पादकता बढ़ती है और ईमेल पुनर्प्राप्ति पर लगने वाला समय कम होता है।
• सुरक्षा बढ़ाना। संग्रहीत ईमेल अनधिकृत पहुँच, छेड़छाड़ या आकस्मिक विलोपन से सुरक्षित रहते हैं, अक्सर भूमिका-आधारित पहुँच नियंत्रण और एन्क्रिप्शन के साथ। इससे समग्र सुरक्षा में वृद्धि होती है data securityयह सुनिश्चित करना कि संवेदनशील जानकारी सुरक्षित रहे तथा अधिकृत कर्मियों के लिए भी वह सुलभ रहे।

ईमेल संग्रहण उपकरण कैसे चुनें?

सही ईमेल संग्रह उपकरण चुनने में विभिन्न कारकों का मूल्यांकन करना शामिल है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि यह आपके संगठन की अनुपालन, सुरक्षा, मापनीयता और उपयोग में आसानी की आवश्यकताओं को पूरा करता है। यहाँ मुख्य विचार दिए गए हैं:

• अनुपालन एवं विनियामक सहायता। ऐसे उपकरण की तलाश करें जो आपके उद्योग की नियामक आवश्यकताओं के अनुरूप हो, जैसे GDPR, HIPAA, या FINRA। आपको अनुपालन में बने रहने में मदद करने के लिए इसमें अनुकूलन योग्य प्रतिधारण नीतियां, छेड़छाड़-प्रूफ भंडारण और व्यापक ऑडिट ट्रेल्स की पेशकश की जानी चाहिए।
• खोज और पुनर्प्राप्ति क्षमताएंएक प्रभावी संग्रह समाधान उन्नत खोज सुविधाएँ प्रदान करता है, जिसमें मेटाडेटा, कीवर्ड, तिथि सीमा और प्रेषक/प्राप्तकर्ता जानकारी द्वारा फ़िल्टरिंग शामिल है। यह ईमेल की त्वरित पुनर्प्राप्ति, ई-खोज, ऑडिट और आंतरिक जांच का समर्थन करने की अनुमति देता है।
• मापनीयता और भंडारण प्रबंधन. जैसे-जैसे ईमेल की मात्रा बढ़ती जाएगी, उपकरण सक्षम हो जाएगा स्केल प्रदर्शन से समझौता किए बिना। ऐसे समाधानों पर विचार करें जो flexible भंडारण विकल्प, जैसे cloud भंडारण, ऑन-प्रिमाइसेस servers, या हाइब्रिड मॉडल, लागतों का प्रबंधन करने और अपनी आवश्यकताओं के अनुसार आसानी से विस्तार करने के लिए।
• सुरक्षा एवं डेटा संरक्षण। संग्रहीत डेटा के लिए सुरक्षा महत्वपूर्ण है, क्योंकि इसमें अक्सर संवेदनशील जानकारी शामिल होती है। मज़बूत एन्क्रिप्शन वाले टूल की तलाश करें (रास्ते में और आराम से), पहुँच नियंत्रण, और बहु-कारक प्रमाणीकरण (एमएफए) डेटा को अनधिकृत पहुंच से बचाने और डेटा अखंडता सुनिश्चित करने के लिए।
• मौजूदा प्रणालियों के साथ एकीकरण. सुनिश्चित करें कि टूल आपके ईमेल प्लेटफ़ॉर्म (जैसे, Microsoft 365, Google Workspace) और डेटा जैसी अन्य प्रासंगिक प्रणालियों के साथ आसानी से एकीकृत हो backup या दस्तावेज़ प्रबंधन समाधान। निर्बाध एकीकरण तैनाती को सरल बनाता है और दैनिक संचालन में व्यवधान को कम करता है।
• अवधारण नीति प्रबंधनऐसा समाधान चुनें जो अनुमति देता हो flexविभिन्न विनियामक आवश्यकताओं और व्यावसायिक आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए सक्षम प्रतिधारण नीतियाँ। उपकरण आपको आसान अनुकूलन के साथ पूर्वनिर्धारित नीतियों के आधार पर स्वचालित संग्रह, विलोपन या दीर्घकालिक भंडारण के लिए नियम निर्धारित करने में सक्षम बनाता है।
• आपदा पुनर्प्राप्ति और backup समर्थनएक आदर्श संग्रहण उपकरण को डेटा अतिरेक प्रदान करना चाहिए, backup, और सिस्टम विफलताओं या साइबर हमलों के कारण डेटा हानि से संग्रहीत ईमेल की सुरक्षा के लिए आपदा पुनर्प्राप्ति विकल्प। स्वचालित समाधान की तलाश करें backup क्षमताओं और सुरक्षित डेटा प्रतिकृति।
• उपयोग में आसानी और उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस. उपयोगकर्ता के अनुकूल इंटरफ़ेस आवश्यक है, खासकर उन कर्मचारियों के लिए जिन्हें संग्रहीत ईमेल तक स्वयं-सेवा पहुंच की आवश्यकता होती है। टूल में सहज ज्ञान युक्त डिज़ाइन, सीधा नेविगेशन और खोज और निर्यात कार्यों तक आसान पहुंच होनी चाहिए।
• लागत और लाइसेंसिंग संरचना. ईमेल संग्रह उपकरण मूल्य निर्धारण मॉडल में भिन्न होते हैं, प्रति-उपयोगकर्ता शुल्क से लेकर भंडारण-आधारित लागत तक। अपने बजट पर विचार करें और ऐसा समाधान चुनें जो आपकी वित्तीय बाधाओं के अनुरूप हो, यह सुनिश्चित करते हुए कि चुने गए पैकेज में सभी आवश्यक सुविधाएँ शामिल हैं।
• ग्राहक सहायता और विक्रेता विश्वसनीयता। अंत में, विक्रेता की प्रतिष्ठा, ग्राहक सहायता की उपलब्धता और सेवा स्तर समझौते (एसएलए)अच्छे ग्राहक समर्थन वाला एक विश्वसनीय विक्रेता कार्यान्वयन, समस्या निवारण और चल रहे रखरखाव में महत्वपूर्ण अंतर ला सकता है।

ईमेल संग्रहण उपकरण

ईमेल संग्रह उपकरण आवश्यक समाधान हैं जो संगठनों को ईमेल डेटा को सुरक्षित और कुशलतापूर्वक संग्रहीत, प्रबंधित और पुनर्प्राप्त करने में मदद करते हैं। ईमेल सामग्री को कैप्चर, इंडेक्स और संरक्षित करके, ये उपकरण विनियामक अनुपालन, ई-डिस्कवरी और सुरक्षित डेटा प्रबंधन का समर्थन करते हैं। यहाँ कुछ लोकप्रिय ईमेल संग्रह उपकरण और वे क्या प्रदान करते हैं, इस पर एक नज़र डालें।

Microsoft 365 अनुपालन केंद्र

Microsoft 365 कंप्लायंस सेंटर Microsoft 365 सुइट का उपयोग करने वाले संगठनों के लिए बिल्ट-इन ईमेल संग्रह प्रदान करता है, जो इसे Microsoft के पारिस्थितिकी तंत्र में पहले से निवेश करने वालों के लिए एक आसान विकल्प बनाता है। यह ई-डिस्कवरी, अवधारण नीतियों और जैसी सुविधाएँ प्रदान करता है डेटा हानि रोकथाम (डीएलपी) अनुपालन आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए। मजबूत सुरक्षा और अन्य Microsoft उपकरणों के साथ एकीकरण के साथ, यह उद्योग मानकों में अनुपालन सुनिश्चित करते हुए निर्बाध डेटा संग्रह और पुनर्प्राप्ति का समर्थन करता है।

बाराकुडा ईमेल संग्रहण

बाराकुडा का ईमेल संग्रह समाधान अनुपालन और सुरक्षित भंडारण पर ध्यान केंद्रित करते हुए व्यापक ईमेल प्रतिधारण और प्रबंधन प्रदान करता है। इसमें ग्रैन्युलर प्रतिधारण नीतियां, छेड़छाड़-प्रूफ स्टोरेज और कुशल ई-डिस्कवरी के लिए उन्नत खोज विकल्प जैसी विशेषताएं शामिल हैं। बाराकुडा यह भी प्रदान करता है flexible परिनियोजन विकल्प (ऑन-प्रिमाइसेस या cloud-आधारित) और Microsoft 365, Google Workspace और अन्य लोकप्रिय ईमेल प्लेटफ़ॉर्म के साथ अच्छी तरह से एकीकृत होता है।

Mimecast Cloud पुरालेख

Mimecast Cloud पुरालेख एक है cloud-आधारित समाधान जो शक्तिशाली खोज क्षमताओं के साथ स्केलेबल ईमेल संग्रह प्रदान करता है, तेज़ और सटीक पुनर्प्राप्ति का समर्थन करता है। इसे मजबूत अनुपालन सुविधाओं के साथ डिज़ाइन किया गया है, जो ऑडिट ट्रेल्स, अपरिवर्तनीय भंडारण और स्वचालित अवधारण नीतियां प्रदान करता है। Mimecast के उन्नत एनालिटिक्स और रिपोर्टिंग टूल संगठनों को ईमेल उपयोग पैटर्न में अंतर्दृष्टि प्राप्त करने और संग्रह के माध्यम से सुरक्षा बढ़ाने की अनुमति देते हैं।

प्रूफपॉइंट एंटरप्राइज़ आर्काइव

प्रूफ़पॉइंट एंटरप्राइज़ आर्काइव अत्यधिक विनियमित उद्योगों के लिए मज़बूत अनुपालन, ई-डिस्कवरी और डेटा सुरक्षा पर ध्यान केंद्रित करता है। यह कानूनी और विनियामक अनुपालन सुनिश्चित करते हुए बुद्धिमान अनुक्रमण, छेड़छाड़-रोधी भंडारण और अनुकूलन योग्य प्रतिधारण नीतियाँ प्रदान करता है। उन्नत खोज और मशीन लर्निंग क्षमताओं के साथ, प्रूफ़पॉइंट कुशल ई-डिस्कवरी को सक्षम बनाता है और डेटा पुनर्प्राप्ति प्रक्रियाओं में मानवीय त्रुटि के जोखिम को कम करता है।

गूगल वॉल्ट

Google Vault, Google Workspace का ईमेल संग्रह समाधान है, जिसे Google के पारिस्थितिकी तंत्र के भीतर डेटा को प्रबंधित करने और बनाए रखने के लिए डिज़ाइन किया गया है। यह प्रतिधारण नियम, ई-खोज और निर्यात क्षमताएँ प्रदान करता है, जिससे संगठन डेटा प्रतिधारण नीतियों का अनुपालन कर सकते हैं। Google Vault Google Workspace के साथ सहजता से एकीकृत होता है, जिससे उपयोगकर्ता Gmail और Google Chat संचार को आसानी से संग्रहीत कर सकते हैं, जिससे यह Google के उत्पादकता टूल का उपयोग करने वाले संगठनों के लिए आदर्श बन जाता है।

आर्कसर्व यूडीपी संग्रहण

आर्कसर्व यूडीपी आर्काइविंग पर ध्यान केंद्रित करता है data security, backup, और संग्रह, अनुपालन और ई-खोज के लिए मजबूत सुविधाओं के साथ। यह बहु-स्तरीय एन्क्रिप्शन, भूमिका-आधारित पहुँच और अनुकूलन योग्य अवधारण नीतियाँ प्रदान करता है, जिससे डेटा की सुरक्षा और विनियामक अनुपालन सुनिश्चित करने में मदद मिलती है। आर्कसर्व का संग्रह समाधान प्रमुख ईमेल प्लेटफ़ॉर्म के साथ एकीकृत होता है, जो ऑफ़र करता है flexऑन-प्रिमाइसेस और दोनों के लिए क्षमता और सुरक्षा cloud वातावरण।

मेलस्टोर Server

मेलस्टोर Server यह एक ऑन-प्रिमाइसेस ईमेल संग्रह समाधान है जो छोटे से मध्यम आकार के व्यवसायों के लिए उपयुक्त है। यह स्वचालित ईमेल कैप्चर, इंडेक्सिंग और खोज कार्यक्षमता प्रदान करता है, अनुपालन या डेटा अखंडता पर समझौता किए बिना एक किफायती संग्रह समाधान प्रदान करता है। ईमेल की एक श्रृंखला के लिए समर्थन के साथ servers और क्लाइंट, जिनमें Microsoft Exchange, Gmail, और IMAP/POP3, MailStore शामिल हैं Server बहुमुखी और अत्यधिक विन्यास योग्य है।

जैथियन Cloud

जैथियन Cloud एक flexयोग्य, cloudअनुपालन और आसान डेटा पुनर्प्राप्ति के लिए डिज़ाइन किया गया -आधारित ईमेल संग्रह उपकरण। यह संग्रहीत ईमेल तक तेज़ पहुँच के लिए रीयल-टाइम ईमेल कैप्चर, रिटेंशन प्रबंधन और खोज क्षमताएँ प्रदान करता है। जैथियन शक्तिशाली ई-डिस्कवरी टूल, भूमिका-आधारित अनुमतियाँ और ऑडिट लॉग भी प्रदान करता है, जो इसे सुरक्षित, cloud-मूल समाधान.

ईमेल संग्रहण के सर्वोत्तम अभ्यास

ईमेल संग्रहण को प्रभावी ढंग से लागू करने के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करना आवश्यक है data security, अनुपालन, और कुशल डेटा प्रबंधन। ये अभ्यास संगठनों को जोखिम और लागत को कम करते हुए उनके संग्रहण समाधान के लाभों को अधिकतम करने में मदद करते हैं। ईमेल संग्रहण के लिए कुछ आवश्यक सर्वोत्तम अभ्यास यहां दिए गए हैं:

• स्पष्ट अवधारण नीतियां परिभाषित करेंविनियामक और व्यावसायिक आवश्यकताओं के आधार पर अच्छी तरह से परिभाषित अवधारण नीतियाँ निर्धारित करें। निर्धारित करें कि ईमेल को कितने समय तक संग्रहीत किया जाना चाहिए और डेटा को संग्रहित करने, हटाने या दीर्घकालिक भंडारण में ले जाने के लिए स्वचालित नियम बनाएँ।
• सुरक्षित पहुँच और अनुमतियाँ सुनिश्चित करें. संग्रहित ईमेल को कौन देख या प्राप्त कर सकता है, इसे सीमित करने के लिए भूमिका-आधारित पहुँच नियंत्रण लागू करें। केवल अधिकृत कर्मियों को ही संवेदनशील जानकारी तक पहुँच होनी चाहिए, जिसमें विशिष्ट भूमिकाओं और जिम्मेदारियों के अनुसार अनुमतियाँ हों।
• संग्रहण प्रक्रियाओं को स्वचालित करेंमानवीय त्रुटि को रोकने और स्थिरता सुनिश्चित करने के लिए ईमेल को कैप्चर और संग्रहित करने की प्रक्रिया को स्वचालित करें। स्वचालित प्रक्रियाएं वास्तविक समय में ईमेल कैप्चर कर सकती हैं, यह सुनिश्चित करते हुए कि कोई संदेश छूट न जाए, और मैन्युअल हस्तक्षेप के बिना अवधारण नीतियों को लागू कर सकती हैं।
• उन्नत एन्क्रिप्शन और डेटा सुरक्षा का उपयोग करेंअनधिकृत पहुँच और डेटा उल्लंघनों को रोकने के लिए मजबूत एन्क्रिप्शन का उपयोग करके संग्रहीत ईमेल की सुरक्षा करें। इसके अतिरिक्त, संग्रह प्लेटफ़ॉर्म को सुरक्षित करने के लिए बहु-कारक प्रमाणीकरण (MFA) और अन्य सुरक्षा उपायों पर विचार करें।
• नियमित ऑडिट करें और अनुपालन की निगरानी करें. नियमित रूप से संग्रह प्रणाली का ऑडिट करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि यह विनियामक आवश्यकताओं और संगठनात्मक नीतियों के साथ संरेखित है। ऑडिट संभावित मुद्दों की पहचान करने में मदद करते हैं, जैसे कि अनधिकृत पहुँच या प्रतिधारण प्रथाओं में चूक, जिससे त्वरित समाधान और निरंतर अनुपालन संभव हो सके।
• कुशल खोज और पुनर्प्राप्ति सक्षम करेंमजबूत खोज और पुनर्प्राप्ति क्षमताओं के साथ एक संग्रहण समाधान चुनें, जिससे उपयोगकर्ताओं को कीवर्ड, तिथि सीमाओं या अन्य मानदंडों के आधार पर ईमेल को जल्दी से ढूंढने की सुविधा मिल सके।
• मापनीयता और भविष्य के विकास के लिए योजनाजैसे-जैसे आपका संगठन बढ़ता है, आपकी संग्रह संबंधी ज़रूरतें भी बढ़ती जाएँगी। ऐसा स्केलेबल समाधान चुनें जो प्रदर्शन या सुरक्षा से समझौता किए बिना बढ़ते डेटा वॉल्यूम को संभाल सके। cloudआधारित समाधान जो प्रदान करते हैं flexयह भंडारण के लिए उपयुक्त है और उभरती हुई व्यावसायिक आवश्यकताओं के अनुकूल हो सकता है।
• आपदा पुनर्प्राप्ति और backup समर्थन. सुनिश्चित करें कि संग्रहण समाधान में डेटा शामिल है backup और संग्रहीत ईमेल को आकस्मिक विलोपन, हार्डवेयर विफलताओं, या से बचाने के लिए आपदा पुनर्प्राप्ति क्षमताएं साइबर घटनाएं.
• कर्मचारियों को संग्रहण नीतियों के बारे में शिक्षित करेंईमेल संग्रहण नीतियों पर कर्मचारियों को प्रशिक्षण प्रदान करें, जिसमें यह भी शामिल हो कि किस प्रकार के ईमेल संग्रहित किए जाते हैं और यदि आवश्यक हो तो संग्रहीत डेटा तक कैसे पहुंचा जाए।
• नियमित रूप से संग्रहण प्रभावशीलता की निगरानी और समीक्षा करेंसंग्रह प्रणाली के प्रदर्शन और अनुपालन की निरंतर निगरानी और मूल्यांकन करें। नियमित समीक्षा सुधार के अवसरों की पहचान करने में मदद करती है, यह सुनिश्चित करती है कि सिस्टम व्यावसायिक लक्ष्यों, नियामक परिवर्तनों और उभरते सुरक्षा मानकों के साथ संरेखित रहे।

ईमेल को संग्रहित कैसे करें?

ईमेल को प्रभावी ढंग से संग्रहित करने में ईमेल डेटा को सुरक्षित रूप से संग्रहीत करने और दीर्घकालिक पहुंच के लिए व्यवस्थित करने के लिए सही तरीके और उपकरण चुनना शामिल है। यह अनुभाग आपको ईमेल संग्रहण प्रक्रिया स्थापित करने, अनुपालन सुनिश्चित करने में मदद करने के लिए व्यावहारिक चरणों को शामिल करता है, data security, और आवश्यकता पड़ने पर पुनः प्राप्ति में आसानी।

जीमेल में ईमेल कैसे संग्रहित करें?

जीमेल में ईमेल संग्रहित करना एक सीधी प्रक्रिया है जो आपको संदेशों को स्थायी रूप से हटाए बिना अपने इनबॉक्स को साफ करने की अनुमति देती है। संग्रहित ईमेल मुख्य इनबॉक्स से हटा दिए जाते हैं लेकिन भविष्य के संदर्भ के लिए "सभी मेल" फ़ोल्डर में सुलभ रहते हैं। जीमेल में ईमेल संग्रहित करने का तरीका यहां बताया गया है।

जीमेल वेबसाइट का उपयोग करना

• वेब ब्राउज़र में अपना जीमेल खाता खोलें।
  • प्रत्येक संदेश के आगे स्थित बॉक्स को चेक करके उन ईमेल का चयन करें जिन्हें आप संग्रहित करना चाहते हैं।
  • दबाएं पुरालेख इनबॉक्स के शीर्ष पर बटन (नीचे की ओर तीर वाला एक छोटा बॉक्स) पर क्लिक करें। चयनित ईमेल आपके इनबॉक्स से हटा दिए जाएँगे और "सभी मेल" में संग्रहीत किए जाएँगे।

जीमेल मोबाइल ऐप का उपयोग करना

• अपने मोबाइल डिवाइस पर जीमेल ऐप खोलें।
  • उस ईमेल पर देर तक दबाएँ जिसे आप संग्रहित करना चाहते हैं या उन्हें चुनने के लिए एकाधिक ईमेल पर टैप करें।
  • थपथपाएं पुरालेख आइकन, जिसे आम तौर पर नीचे की ओर तीर के साथ एक छोटे से बॉक्स द्वारा दर्शाया जाता है। ईमेल को "सभी मेल" में ले जाया जाएगा।

ईमेल को स्वचालित रूप से संग्रहित करना
आप विशिष्ट प्रकार के ईमेल को स्वचालित रूप से संग्रहीत करने के लिए फ़िल्टर सेट कर सकते हैं:

1. जीमेल में, पर क्लिक करें सेटिंग गियर आइकन, फिर चयन करें सभी सेटिंग्स देखें.
2. इस पर जाएँ फ़िल्टर और अवरुद्ध पते टैब और क्लिक करें एक नया फ़िल्टर बनाएं.
3. उन ईमेल के लिए मानदंड दर्ज करें जिन्हें आप स्वचालित रूप से संग्रहित करना चाहते हैं (उदाहरण के लिए, कोई विशिष्ट प्रेषक या कीवर्ड).
4. क्लिक करें फ़िल्टर बनाएं, तो जाँच इनबॉक्स छोड़ें (इसे संग्रहीत करें), और क्लिक करके पुष्टि करें फ़िल्टर बनाएं.

आउटलुक में ईमेल कैसे संग्रहित करें?

Outlook में ईमेल संग्रहीत करने के लिए, आप पुराने ईमेल को अलग स्थान पर ले जाने के लिए अंतर्निहित संग्रह विकल्पों का उपयोग कर सकते हैं, जिससे आपके प्राथमिक मेलबॉक्स में स्थान खाली हो जाएगा। यहाँ बताया गया है कि यह कैसे करें।

मैनुअल संग्रहण

• Outlook खोलें, फिर पर जाएँ पट्टिका > जानकारी.
  • चुनते हैं टूल्स > पुराने सामान को साफ करें.
  • चुनें इस फ़ोल्डर और सभी सबफ़ोल्डर्स को संग्रहीत करें, फिर उस फ़ोल्डर का चयन करें जिसे आप संग्रहित करना चाहते हैं (जैसे इनबॉक्स)।
  • दिनांक निर्धारित करें से पुरानी वस्तुओं को संग्रहित करें यह निर्दिष्ट करने के लिए कि कौन से ईमेल संग्रहित किए जाएं.
  • संग्रहीत फ़ाइल को सहेजने के लिए स्थान चुनें पट्टिका (.pst फ़ाइल) पर क्लिक करें और क्लिक करें OK.

स्वतः संग्रह

• Outlook खोलें, फिर पर जाएँ पट्टिका > ऑप्शंस > उन्नत.
  • के अंतर्गत स्वतः संग्रहक्लिक करें, स्वतः सक्रिय सेटिंग्स.
  • यह निर्धारित करें कि आप कितनी बार स्वतः संग्रह चलाना चाहते हैं और आइटम की आयु तथा संग्रह स्थान जैसी सेटिंग्स चुनें।
  • चुनते हैं इन सेटिंग्स को अब सभी फ़ोल्डरों पर लागू करें यदि आप एकाधिक फ़ोल्डरों में संग्रहित करना चाहते हैं।

आउटलुक ऑनलाइन संग्रह (Microsoft 365)
यदि आप Microsoft 365 सदस्यता के साथ Outlook का उपयोग कर रहे हैं, तो आपके पास ऑनलाइन पुरालेख आपके व्यवस्थापक द्वारा सक्षम किया गया मेलबॉक्स.

• अपने प्राथमिक मेलबॉक्स फ़ोल्डर (जैसे इनबॉक्स) पर राइट-क्लिक करें और चुनें नीति निर्दिष्ट करें > संग्रह नीति.
  • पुराने ईमेल को स्वचालित रूप से ऑनलाइन संग्रह में स्थानांतरित करने के लिए एक संग्रहण नीति (जैसे "1 वर्ष के लिए संग्रह में ले जाएँ") का चयन करें।

i में ईमेल कैसे संग्रहित करेंCloud मेल?

i में ईमेल संग्रहित करनाCloud मेल आपके इनबॉक्स को व्यवस्थित रखने में मदद करता है, क्योंकि यह संदेशों को आर्काइव फ़ोल्डर में ले जाता है, जहाँ वे आपके मुख्य इनबॉक्स को अव्यवस्थित किए बिना सुलभ रहते हैं। यहाँ बताया गया है कि विभिन्न डिवाइस पर ईमेल को कैसे संग्रहित किया जाए।

मैं परCloud.com

1. साइन इन करेंCloud अपने एप्पल आईडी के साथ मेल करें.
2. अपने इनबॉक्स में, वह ईमेल चुनें जिसे आप संग्रहित करना चाहते हैं।
3. दबाएं फोल्डर में भेजें टूलबार में बटन (फ़ोल्डर आइकन) पर क्लिक करें.
4. चुनें पुरालेख ड्रॉपडाउन मेनू से

वैकल्पिक रूप से, आप टूलबार में आर्काइव बटन को सक्षम कर सकते हैं:

1. मेलबॉक्स सूची के शीर्ष पर स्थित गियर आइकन पर क्लिक करें और चुनें सेटिंग.
2. के नीचे देखना टैब, चेक करें टूलबार में आर्काइव बटन दिखाएँ.
3. क्लिक करें करेंकिया गया.

यह आपके टूलबार में त्वरित संग्रहण के लिए एक संग्रह बटन जोड़ता है।

IPhone या iPad पर

1. ओपन सेटिंग एप्लिकेशन को।
2. नल मेल, फिर चुनें खाते.
3. अपना i चुनेंCloud खाता खोलें और टैप करें iCloud.
4. नीचे स्क्रॉल करें और टैप करें मेल, फिर टैप करें उन्नत.
5. के अंतर्गत हटाए गए संदेशों को यहां ले जाएं, चुनते हैं पुरालेख मेलबॉक्स.

अब, जब आप मेल ऐप में किसी ईमेल पर बाईं ओर स्वाइप करेंगे, तो आपको यह विकल्प दिखाई देगा पुरालेख के बजाय मिटाना.

मैक पर

1. ओपन मेल एप्लिकेशन को।
2. वह ईमेल चुनें जिसे आप संग्रहित करना चाहते हैं.
3. दबाएं पुरालेख टूलबार में बटन, या ईमेल पर राइट-क्लिक करें और चुनें पुरालेख.

इससे चयनित ईमेल आर्काइव फ़ोल्डर में चले जाते हैं।