सूचना शासन क्या है?

सूचना शासन (आईजी) किसी संगठन के भीतर सूचना के प्रबंधन और नियंत्रण के लिए एक व्यापक ढांचा है। इसमें डेटा की सटीकता, सुरक्षा और कानूनी और नियामक आवश्यकताओं के अनुपालन को सुनिश्चित करने के लिए नीतियां, प्रक्रियाएं और प्रौद्योगिकियां शामिल हैं।

सूचना शासन (आईजी) किसी संगठन के भीतर सूचना को प्रबंधित करने और नियंत्रित करने का एक व्यवस्थित तरीका है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि इसे कानूनी, विनियामक, परिचालन और जोखिम प्रबंधन आवश्यकताओं को पूरा करने वाले तरीके से संभाला जाए। इस ढांचे में ऐसी नीतियां, प्रक्रियाएं और तकनीकें बनाना और लागू करना शामिल है जो पूरे जीवनचक्र में डेटा की सटीकता, सुरक्षा और पहुंच की गारंटी देती हैं।

आईजी विभिन्न विषयों को एकीकृत करता है, जैसे आँकड़ा प्रबंधनगोपनीयता, सूचना सुरक्षा और अभिलेख प्रबंधन, सूचना परिसंपत्तियों के उपयोग और मूल्य को अनुकूलित करने के लिए। ऐसा करके, यह संगठनों को निर्णय लेने की प्रक्रियाओं को बेहतर बनाने, जोखिमों को कम करने और प्रासंगिक कानूनों और विनियमों के अनुपालन को प्राप्त करने में मदद करता है। यह बड़ी मात्रा में डेटा के प्रबंधन से जुड़ी लागतों और जटिलताओं को कम करने पर भी ध्यान केंद्रित करता है, जबकि यह सुनिश्चित करता है कि महत्वपूर्ण जानकारी सुरक्षित रहे और ज़रूरत पड़ने पर उपलब्ध रहे।

सूचना शासन क्यों महत्वपूर्ण है?

सूचना शासन महत्वपूर्ण है क्योंकि यह सुनिश्चित करता है कि किसी संगठन की जानकारी प्रभावी ढंग से, सुरक्षित रूप से और कानूनी और नियामक आवश्यकताओं के अनुपालन में प्रबंधित की जाती है। IG को लागू करके, संगठन सटीक और विश्वसनीय डेटा के माध्यम से निर्णय लेने की प्रक्रियाओं में सुधार कर सकते हैं, डेटा उल्लंघनों और गैर-अनुपालन से जुड़े जोखिमों को कम कर सकते हैं और परिचालन दक्षता बढ़ा सकते हैं।

प्रभावी IG अभ्यास संवेदनशील जानकारी की सुरक्षा, रखरखाव में भी मदद करते हैं डेटा अखंडता, और सूचना की समय पर उपलब्धता सुनिश्चित करें। इसके अतिरिक्त, IG डेटा प्रबंधन प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करके लागत बचत कर सकता है, आधार सामग्री अतिरेक या अप्रचलन, और सूचना संसाधनों के उपयोग को अनुकूलित करना।

सूचना शासन प्रमुख घटक

सूचना प्रशासन में कई घटक शामिल होते हैं जो सामूहिक रूप से किसी संगठन की सूचना परिसंपत्तियों के प्रभावी प्रबंधन, सुरक्षा और अनुपालन को सुनिश्चित करते हैं। इन प्रमुख घटकों में शामिल हैं:

नीतियाँ व प्रक्रियाएंसूचना प्रबंधन के लिए स्पष्ट दिशा-निर्देश और प्रोटोकॉल स्थापित करें, जिससे संगठन में स्थिरता और अनुपालन सुनिश्चित हो सके। ये दस्तावेज़ पूरे जीवनचक्र में डेटा के प्रबंधन के लिए भूमिकाएँ, ज़िम्मेदारियाँ और प्रक्रियाएँ परिभाषित करते हैं।
डेटा प्रबंधन। डेटा के व्यवस्थित संगठन, भंडारण और पुनर्प्राप्ति पर ध्यान केंद्रित करता है। इसमें डेटा की गुणवत्ता, डेटा आर्किटेक्चर और डेटा जीवनचक्र प्रबंधन के लिए अभ्यास शामिल हैं ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि डेटा सटीक, सुलभ और उपयोग करने योग्य है।
गोपनीयता और सुरक्षा. इसमें संवेदनशील जानकारी को अनधिकृत पहुंच और उल्लंघनों से बचाने के उपाय शामिल हैं। इसमें कार्यान्वयन शामिल है एन्क्रिप्शनडेटा की अखंडता और गोपनीयता की सुरक्षा के लिए सुरक्षा, पहुंच नियंत्रण और नियमित सुरक्षा ऑडिट।
अनुपालन एवं कानूनी। यह सुनिश्चित करता है कि संगठन प्रासंगिक कानूनों, विनियमों और मानकों का पालन करता है। इसमें उद्योग-विशिष्ट विनियमों का अनुपालन करने और कानूनी दंड से बचने के लिए प्रथाओं की नियमित निगरानी और अद्यतन करना शामिल है।
रिकॉर्ड प्रबंधनइसमें रिकॉर्ड के निर्माण और रखरखाव से लेकर निपटान तक उनके पूरे जीवनचक्र पर व्यवस्थित नियंत्रण शामिल है। यह सुनिश्चित करता है कि महत्वपूर्ण रिकॉर्ड सुरक्षित और सुलभ रहें जबकि अप्रचलित रिकॉर्ड का सुरक्षित तरीके से निपटान किया जाए।
सूचना जीवनचक्र प्रबंधनसृजन से लेकर निपटान तक डेटा का प्रबंधन करता है, यह सुनिश्चित करता है कि इसे संगठनात्मक नीतियों और नियामक आवश्यकताओं के अनुसार उचित रूप से वर्गीकृत, बनाए रखा और निपटाया गया है।
जोखिम प्रबंधन। सूचना प्रबंधन से जुड़े जोखिमों की पहचान, आकलन और शमन करता है। इसमें संभावित खतरों से निपटना शामिल है जैसे कि डेटा उल्लंघन, डेटा हानि, और नियमों का पालन न करना।
लेखापरीक्षा और निगरानी। नियमित रूप से IG प्रथाओं की प्रभावशीलता की समीक्षा और मूल्यांकन करता है। ऑडिट सुधार के क्षेत्रों की पहचान करने, अनुपालन सुनिश्चित करने और यह सत्यापित करने में मदद करते हैं कि नीतियों और प्रक्रियाओं का सही तरीके से पालन किया जा रहा है।

सूचना प्रशासन की चुनौतियाँ

सूचना प्रशासन के सामने कई चुनौतियाँ हैं जो इसके प्रभावी क्रियान्वयन और रखरखाव में बाधा डाल सकती हैं। ये चुनौतियाँ विशाल मात्रा में डेटा के प्रबंधन की जटिलता, विनियामक परिदृश्यों के विकास और मज़बूत सुरक्षा उपायों की आवश्यकता से उत्पन्न होती हैं। सूचना प्रशासन में कुछ प्रमुख चुनौतियाँ नीचे दी गई हैं:

डेटा की मात्रा और विविधतासंगठन विभिन्न स्रोतों से भारी मात्रा में डेटा उत्पन्न और एकत्र करते हैं, जिससे प्रासंगिक जानकारी को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करना, संग्रहीत करना और पुनः प्राप्त करना चुनौतीपूर्ण हो जाता है।
नियामक अनुपालनविभिन्न न्यायक्षेत्रों में लगातार बदलते कानूनों और नियमों के साथ तालमेल बनाए रखने के लिए आईजी नीतियों और प्रथाओं की निरंतर निगरानी और अद्यतन की आवश्यकता होती है।
Data security और गोपनीयता। संवेदनशील जानकारी को उल्लंघन, अनधिकृत पहुंच और अन्य खतरों से बचाना साइबर खतरों इसके लिए मजबूत सुरक्षा उपायों और निरंतर सतर्कता की आवश्यकता है।
डेटा की गुणवत्ता और सटीकता. यह सुनिश्चित करना कि डेटा सटीक, सुसंगत और विश्वसनीय है, प्रभावी निर्णय लेने के लिए आवश्यक है, लेकिन मानवीय त्रुटियों, सिस्टम मुद्दों और एकीकरण समस्याओं के कारण डेटा की गुणवत्ता बनाए रखना चुनौतीपूर्ण है।
उपयोगकर्ता अपनाना और प्रशिक्षण। आईजी नीतियों और प्रथाओं का सफलतापूर्वक क्रियान्वयन उपयोगकर्ता की सहमति और अनुपालन पर निर्भर करता है, जिसके लिए व्यापक प्रशिक्षण और निरंतर समर्थन की आवश्यकता होती है।
प्रौद्योगिकी एकीकरण। मौजूदा आईटी अवसंरचना के साथ आईजी उपकरणों और प्रणालियों को एकीकृत करना जटिल और महंगा हो सकता है, जिसके लिए सावधानीपूर्वक योजना और कार्यान्वयन की आवश्यकता होती है।
लागत प्रबंधनआईजी ढांचे को लागू करने और बनाए रखने में महत्वपूर्ण लागतें शामिल हैं, जिनमें प्रौद्योगिकी निवेश, स्टाफ प्रशिक्षण और निरंतर अनुपालन प्रयास शामिल हैं।
डेटा जीवनचक्र प्रबंधन. संपूर्ण डेटा जीवनचक्र को प्रबंधित करने में, सृजन से लेकर निपटान तक, स्पष्ट नीतियां और प्रक्रियाएं स्थापित करना शामिल है, जिन्हें लगातार लागू करना कठिन हो सकता है।

सूचना प्रशासन ढांचे

सूचना प्रशासन ढांचा एक संरचित दृष्टिकोण है जिसका उपयोग संगठन अपनी सूचना परिसंपत्तियों को प्रभावी ढंग से प्रबंधित और नियंत्रित करने के लिए करते हैं। ये ढांचे दिशा-निर्देश, सर्वोत्तम अभ्यास और मानक प्रदान करते हैं ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि सूचना सटीक, सुरक्षित, अनुपालन योग्य और आवश्यकता पड़ने पर उपलब्ध हो। यहाँ कुछ व्यापक रूप से मान्यता प्राप्त सूचना प्रशासन ढांचे दिए गए हैं।

ARMA सूचना शासन परिपक्वता मॉडल

ARMA (एसोसिएशन ऑफ रिकॉर्ड्स मैनेजर्स एंड एडमिनिस्ट्रेटर) मॉडल किसी संगठन की IG प्रथाओं का आकलन करने के लिए एक संरचित दृष्टिकोण प्रदान करता है। इसमें जवाबदेही, पारदर्शिता, अखंडता, सुरक्षा, अनुपालन, उपलब्धता, प्रतिधारण और निपटान जैसे सिद्धांत शामिल हैं। यह मॉडल संगठनों को उनकी IG परिपक्वता का मूल्यांकन करने और सुधार के क्षेत्रों की पहचान करने में मदद करता है।

सूचना शासन संदर्भ मॉडल (आईजीआरएम)

इलेक्ट्रॉनिक डिस्कवरी रेफरेंस मॉडल (EDRM) परियोजना द्वारा विकसित, IGRM कानूनी, रिकॉर्ड प्रबंधन और आईटी विभागों के बीच सहयोग पर जोर देता है। यह सूचना मूल्य को परिभाषित करने, सूचना जीवनचक्र को समझने और सूचना को प्रबंधित और नियंत्रित करने के लिए एक शासन संरचना स्थापित करने पर केंद्रित है।

COBIT (सूचना और संबंधित प्रौद्योगिकियों के लिए नियंत्रण उद्देश्य)

ISACA द्वारा विकसित COBIT, IT गवर्नेंस और प्रबंधन के लिए एक व्यापक ढांचा प्रदान करता है। इसमें संगठनों को सूचना जोखिमों का प्रबंधन करने, अनुपालन सुनिश्चित करने और रणनीतिक लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद करने के लिए सिद्धांत, अभ्यास और विश्लेषणात्मक उपकरण शामिल हैं। COBIT अपने व्यापक IT गवर्नेंस दृष्टिकोण के हिस्से के रूप में सूचना शासन को शामिल करता है।

आईएसओ 15489 - रिकॉर्ड प्रबंधन

ISO 15489 मानक प्रभावी रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए दिशा-निर्देश प्रदान करता है, जो IG का एक महत्वपूर्ण घटक है। यह उनके जीवनचक्र के दौरान रिकॉर्ड बनाने, कैप्चर करने और प्रबंधित करने के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं की रूपरेखा तैयार करता है, जिससे उनकी प्रामाणिकता, विश्वसनीयता और पहुंच सुनिश्चित होती है।

GDPR (सामान्य डेटा सुरक्षा विनियमन)

GDPR यूरोपीय संघ के भीतर व्यक्तियों के लिए डेटा सुरक्षा और गोपनीयता को नियंत्रित करने वाला एक विनियामक ढांचा है। हालांकि यह एक पारंपरिक IG ढांचा नहीं है, लेकिन संगठनों द्वारा व्यक्तिगत डेटा को एकत्रित करने, संग्रहीत करने, संसाधित करने और उसकी सुरक्षा करने के तरीके पर सख्त आवश्यकताएँ लागू करके सूचना प्रशासन के लिए इसके महत्वपूर्ण निहितार्थ हैं।

DAMA-DMBOK (डेटा प्रबंधन ज्ञान निकाय)

डेटा मैनेजमेंट एसोसिएशन इंटरनेशनल द्वारा विकसित DAMA-DMBOK फ्रेमवर्क, डेटा को एक महत्वपूर्ण संगठनात्मक संपत्ति के रूप में प्रबंधित करने के लिए व्यापक दिशानिर्देश प्रदान करता है। यह डेटा प्रबंधन के विभिन्न पहलुओं को कवर करता है, जिसमें डेटा गवर्नेंस, गुणवत्ता, आर्किटेक्चर और सुरक्षा शामिल है।

NIST साइबरस्पेस फ्रेमवर्क

नेशनल इंस्टीट्यूट ऑफ स्टैंडर्ड्स एंड टेक्नोलॉजी (NIST) द्वारा विकसित यह ढांचा साइबर सुरक्षा जोखिमों के प्रबंधन पर केंद्रित है। इसमें सूचना प्रणालियों की सुरक्षा, साइबर सुरक्षा घटनाओं का पता लगाने और उनका जवाब देने तथा उनसे उबरने के लिए दिशा-निर्देश शामिल हैं। जबकि इसका प्राथमिक ध्यान साइबर सुरक्षा जोखिमों के प्रबंधन पर है। साइबर सुरक्षायह व्यापक सूचना प्रशासन प्रयासों का अभिन्न अंग है।

सूचना शासन बनाम डेटा शासन

सूचना शासन और डेटा शासन निकट रूप से संबंधित लेकिन अलग-अलग अवधारणाएं हैं।

सूचना शासन एक व्यापक ढांचा है जो किसी संगठन के भीतर सूचना के समग्र प्रबंधन को शामिल करता है, जिसमें डेटा सटीकता, सुरक्षा, अनुपालन और इष्टतम उपयोग सुनिश्चित करने के लिए नीतियां, प्रक्रियाएं और प्रौद्योगिकियां शामिल हैं। यह डेटा प्रबंधन, गोपनीयता और रिकॉर्ड प्रबंधन जैसे विभिन्न विषयों को एकीकृत करता है।

दूसरी ओर, डेटा गवर्नेंस, IG का एक उपसमूह है जो विशेष रूप से डेटा गुणवत्ता, डेटा नीतियों और डेटा जीवनचक्र के प्रबंधन पर केंद्रित है। DG का लक्ष्य यह सुनिश्चित करना है कि डेटा सुसंगत, भरोसेमंद हो और प्रभावी ढंग से उपयोग किया जाए, डेटा प्रबंधन के लिए मानक और अभ्यास स्थापित करके IG के व्यापक लक्ष्यों का समर्थन करता है।